盡管受新冠疫情影響上班的員工人數(shù)有限，但由于外部訪問(wèn)減少和網(wǎng)絡(luò)會(huì)議機(jī)會(huì)增加，許多公司可能仍然沒有足夠的會(huì)議室。

即使您使用日歷和組件管理會(huì)議室的預(yù)訂，您也可能無(wú)法有效地使用會(huì)議室。會(huì)議室預(yù)訂管理系統(tǒng)可以解決此類問(wèn)題。

對(duì)于正在考慮引入預(yù)約系統(tǒng)以簡(jiǎn)化公司會(huì)議室使用的總務(wù)人員，我們將介紹會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)的功能、可以解決的問(wèn)題、選擇要點(diǎn)等。

什么是會(huì)議室預(yù)訂管理系統(tǒng)？

會(huì)議室預(yù)訂管理系統(tǒng)是一個(gè)工具，可讓您管理會(huì)議室預(yù)訂和進(jìn)出。

在預(yù)約管理/進(jìn)/出管理中，可以對(duì)預(yù)約/進(jìn)/出時(shí)間進(jìn)行調(diào)整管理，使會(huì)議室的使用時(shí)間不與其他用戶重疊。不僅如此，還有在無(wú)人使用的情況下知道會(huì)議室空置的功能，從而提高會(huì)議室的使用效率。

會(huì)議室預(yù)訂管理系統(tǒng)解決的問(wèn)題

使用會(huì)議室預(yù)訂管理系統(tǒng)可以解決以下問(wèn)題。

<了解和提高會(huì)議室開工率>

如果您有會(huì)議室預(yù)訂管理系統(tǒng)，您可以一目了然地掌握預(yù)訂和使用情況，這樣您不僅可以掌握入住率，還可以提高入住率。這也將有助于解決會(huì)議室短缺的問(wèn)題。

<防止重復(fù)預(yù)訂>

如果是手動(dòng)管理，會(huì)議室的使用預(yù)約可能會(huì)與其他用戶共享，但如果使用系統(tǒng)則不會(huì)發(fā)生。立即反映預(yù)訂、取消和更改，消除會(huì)議室預(yù)訂的浪費(fèi)。

<簡(jiǎn)化預(yù)訂/取消會(huì)議室的麻煩>

使用會(huì)議室預(yù)訂管理系統(tǒng)可以輕松執(zhí)行預(yù)訂、取消和更改等程序。也可以從個(gè)人電腦、智能手機(jī)或平板電腦上訪問(wèn)，并立即反映日程狀態(tài)。

會(huì)議室預(yù)訂管理系統(tǒng)的功能

具體來(lái)說(shuō)，我們將介紹會(huì)議室預(yù)訂管理系統(tǒng)的功能。這不僅僅是預(yù)訂和進(jìn)入/退出管理功能。

· 會(huì)議室預(yù)訂管理

· 通過(guò)進(jìn)出管理可視化使用狀態(tài)

· 會(huì)議前后提醒功能

· 自動(dòng)取消功能

· 與接待系統(tǒng)的合作

· 與群件合作

如上所述，它配備了許多專門用于會(huì)議室管理的專業(yè)功能。最重要的是，如果有會(huì)前或會(huì)前提醒功能和自動(dòng)取消功能，會(huì)議室即使不使用也不會(huì)保持保留狀態(tài)。您可以更有效地使用會(huì)議室。

此外，由于可以與接待系統(tǒng)和群件聯(lián)動(dòng)，因此可以在來(lái)訪時(shí)順利預(yù)訂和確認(rèn)會(huì)議室，并調(diào)整公司會(huì)議的日程安排。

與群件會(huì)議室預(yù)約功能的區(qū)別

讀到這里的人可能會(huì)想，“如果你使用群件，你可以管理會(huì)議室，所以你不需要會(huì)議室預(yù)訂管理系統(tǒng)。” 群件和會(huì)議室預(yù)訂功能有什么區(qū)別？

會(huì)議室預(yù)訂管理系統(tǒng)的一大特點(diǎn)是可以“實(shí)時(shí)反映和可視化使用狀態(tài)”，這與群件不同。

在很多情況下，每個(gè)房間都安裝了平板終端供使用，在會(huì)議室就地可以進(jìn)行進(jìn)出管理。例如，如果用戶在會(huì)議結(jié)束時(shí)點(diǎn)擊終端上的退出按鈕，會(huì)議室將立即打開，其他用戶可以進(jìn)行預(yù)約。

另外，如果預(yù)定的會(huì)議室當(dāng)時(shí)沒有使用，會(huì)自動(dòng)取消。可以解決會(huì)議室不足的問(wèn)題，更準(zhǔn)確的把握使用率。

這樣，即使可以通過(guò)群件進(jìn)行預(yù)約和管理，也難以根據(jù)使用情況進(jìn)行更高效的管理，也難以解決“會(huì)議室不足”的根本問(wèn)題。如果您想有效利用會(huì)議室，我們推薦會(huì)議室預(yù)訂管理系統(tǒng)。

會(huì)議室預(yù)訂管理系統(tǒng)的選擇要點(diǎn)

會(huì)議室預(yù)訂管理系統(tǒng)有很多，但我想介紹一下您應(yīng)該選擇什么。請(qǐng)?jiān)谶x擇系統(tǒng)時(shí)使用它。

與群件合作

通過(guò)與組件鏈接，您可以從您通常使用的日歷應(yīng)用程序管理預(yù)訂。您將能夠一次查看會(huì)議室和參與者的空閑時(shí)間表，并可以立即預(yù)訂會(huì)議室。

有兩種方法可以與群件鏈接。在API合作等密切合作的情況下，建議30間以下會(huì)議室的中小型公司使用。與 ics 文件間接鏈接的另一種方法非常適合擁有 30 多個(gè)會(huì)議室的大中型公司。

會(huì)議室預(yù)訂管理系統(tǒng)和群件能否聯(lián)動(dòng)是一個(gè)重要的選擇點(diǎn)。

與接待系統(tǒng)的合作

通過(guò)與接待系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，可以通過(guò)訪客到達(dá)時(shí)通知會(huì)議室等功能進(jìn)行順暢的引導(dǎo)。無(wú)需使用電話或通訊工具將您從接待處引導(dǎo)到會(huì)議室，沒有任何麻煩。

讓我們提前檢查是否可以與接收系統(tǒng)鏈接。

根據(jù)介紹目的的功能

有許多系統(tǒng)可以根據(jù)您公司的情況進(jìn)行定制，因此請(qǐng)選擇具有適合您用途的功能的系統(tǒng)。

例如，如果要解決會(huì)議室不足等問(wèn)題，則需要管理進(jìn)出。請(qǐng)注意，某些系統(tǒng)無(wú)法與平板設(shè)備一起使用。