?預算管理系統自動化和簡化預算管理，例如為每個部門收集和組織預算。可能有很多公司手動使用 Excel 等。通過使用預算管理系統，不僅可以提高組織和管理的效率，還可以增加或更改措施以更快地實現預算。Teamface企典將解釋云服務等預算管理系統的功能以及如何選擇它們。

什么是預算管理系統？

我們將簡要檢查預算管理并解釋預算管理系統的特點和引入它的優點。

預算管理工作及預算管理制度

預算管理可大致分為三項任務：預算編制、預測/分析和改進措施建議。
可以說是支撐PDCA循環的P（計劃）、C（評估）、A（改進）的核心業務。
本文解釋了用于預算管理的 PDCA 的詳細信息。
由于需要跨多個領域和部門管理和更新雜項信息，因此很難像過去那樣使用Excel進行管理來提高效率，并且存在易于個性化和難以維護安全性等缺點。預算管理系統通過對信息的集中管理，緩解了這些困難。

引入預算管理系統的好處

與傳統的預算管理方法相比，預算管理系統具有以下優點。

有效的預算計劃

在自下而上的預算計劃中，每個部門估算預算并在部門和業務機構的級別匯總。由于預算管理系統會在您輸入預算數據后自動匯總數據，因此與 Excel 中的匯總工作相比，您可以節省大量時間并減少錯誤。
通過與會計系統和 Excel 連接，可以自動將預算數據輸入系統。
可以從自上而下的角度簡化預算計劃，因為可以在任何級別（例如部門、部門或分支機構）集中掌握預算提案。
 

預算過程的可視化

可視化預算的每個部分與整個公司的預算之間的關系，從而更容易看到預算決策過程。
這使得在實地層面更容易說服自上而下的預算計劃，更容易在總體預算中定位自下而上的預算，并明確各部門的職責。有效的目標共享將成為可能，內部動力有望提高。

實時把握預測與現實

每個負責人錄入的實際數據立即反映在系統中，預算執行情況可視化。通過實時監控預測/實際對比，可以快速干預預測/實際差距，并且可以在比以前更短的時間內管理預算。

提高預算準確性

通過分析過去的業績和預測/實際比較數據，并通過在各種條件/場景下進行預測模擬，可以制定高度準確的預算。

提高安全性

在 Excel 中輸入和共享預算數據時，安全性通常留給模棱兩可的管理。在預算管理系統中，通過對信息進行統一管理，可以采取統一的防泄密措施。
近年來成為主流的基于云的系統可以輕松安裝和操作，因為大部分安全和服務器管理可以委托給服務提供商。

預算管理系統功能

我們將介紹預算管理系統的主要功能以及預算管理工作的流程。

功能一：數據收集

它是收集每個部門/部門的預算/前景數據的功能。它主要支持形成自下而上的預算。

部門管理、用戶管理

您可以直觀地構建預算編制的組織結構圖并設置各種主數據（科目項目等基本信息項目）。還有一個功能是統一管理參與預算管理的人力資源（用戶）的權限（他們可以操作和查看的級別）。

工作流程

它是一種管理自下而上預算的預算提交/批準工作流程的功能。您可以設置從下級部門到上級部門的工作流程，并可視化整體進度。還有一個功能可以自動保護（使其不可編輯）提交的數據。

部門數據自動采集

在每個部門/業務機構輸入的預算會自動收集并向上級部門累積。管理員可以根據權限級別查看各個級別的預算數據。

功能 2：預算

它是一種從自上而下的角度支持全面預算編制的功能。

過去結果和預算提案的匯總

部門數據最終將自動匯總以進行綜合預算。在綜合預算編制中，可以在比較和對比上一年度的實際數據和預測數據的同時進行審議和調整。
還可以制定和管理多個預算版本，例如基于不同假設和政策的預算，以及組織階段的預算。

綜合預算模擬

有一種預算管理系統擅長預測分析，可以從各個方面模擬預算。
綜合預算是損益預算（銷售、費用、制造等）、資金預算（現金等）、資金預算（資本投資等）的復雜交織，很難確定各因素影響整體，很難。通過在預算管理系統中改變各種條件的同時重復模擬，可以制定更有效的預算。

功能三：了解預算與實際結果的差異

掌握預算與實際結果之間的差異并采取適當措施的功能。

實時監控

輸入的實際數據自動匯總，并實時監控與預算的比較。可以從基數、產品、賬戶等多方面把握預測與現實。還有一個系統可以根據預算設置KPI，實時管理指標的實現水平。

再編成

即使需要根據預測和實際比較對預算進行重組，也可以在系統上快速執行預算數據的重新提交、審批等一系列流程，預算修訂結果在各部門順利體現。可能的。

最終表現評估

在財政年度結束時，例如年度和季度，根據預測和實際數據評估預算實現水平。您可以按部門和產品等各個單位和級別將評估結果可視化。

功能四：分析/評估/報告

從數據收集到預算編制、預測和實際結算、年終結算的各個階段，可以根據需要從各種角度進行分析和評估，并詳細報告結果。可用于任期內的預算重組和下一任期的預算。

如何選擇預算管理系統

在選擇預算管理系統時，需要考慮以下四點。

從 Excel 過渡是否順利？

為了使預算管理系統生根發芽并從中充分受益，從現有方法平穩過渡非常重要。對于使用 Excel 管理預算的公司，最好選擇一個易于從 Excel 遷移的系統。

與會計系統等的合作

通過將預算管理系統與現有的業務系統（會計系統等）進行聯動，可以自動從現有系統中獲取用于預算制定和預算管理的數據，從而可以大大提高業務效率。讓我們檢查與內部安裝的系統的兼容性。

模擬圖案

預算模擬要求您根據多種情況比較預算，同時考慮多種因素（銷售目標、費用、成本、消費趨勢、客戶關系、匯率等）。檢查可以進行什么樣的模式（多少種）預算模擬，并選擇適合您的行業和戰略的具有模擬功能的系統。

登錄賬戶數和公司規模

預算管理系統也與公司規模相適應。您可以通過在功能、安裝形式和費用結構方面選擇適合您公司規模的系統來提高成本效益。
公司的規模可能會在每個系統的服務站點上明確說明。如果不是這種情況，最好看一下您計劃使用的用戶數（登錄帳戶數）與價格之間的關系，并選擇可以以合理的價格推出的服務價格。

概括

與使用 Excel 進行手動預算管理相比，系統預算管理可以大大提高效率，減少錯誤，更容易優化整個業務。
鑒于 Excel 已成為預算管理的中流砥柱，許多預算管理系統在設計時都考慮到了從 Excel 遷移的問題，也有一些系統在 Excel 的基礎上擴展了功能。考慮到易于引入和操作兼容性，選擇適合您公司的系統。