證照管理是指對企業內的營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證、勞動執法合格證、社保登記證、個人職稱證、崗位資格證等證件的管理。

　　證照管理制度：

　　一、為加強所有證照原件及其申辦原始資料及其重要文件資料的管理，防止遺失并保證按時年檢，特制訂本制度。

　　二、下列證照及資料由專人負責統一保管

　　1.營業執照、許可證、法人代碼證、批準證書、稅務登記證、貸款證、外匯管理登記證、土地證、房產證、新藥證書、GMP認證證書等證照原件及其申辦原始資料。

　　2.所有資信類文件，如驗資報告、審計報告、評估報告、工商聯合年檢報告等。

　　3.重要文件，如合作項目合同書、投資項目合同書、公司成立合同書、章程、董事會任命文件等。

　　4.經董事會或總經理指定要求專管的文件資料。

　　三、公司設機要員1名，全權負責證照及重要文件資料的管理，其職責如下

　　1.建立證照資料目錄及相應檔案，以便及時查找。

　　2.負責日常管理，保證證照資料的完好無損，防止任何情況下的遺失損壞。

　　3.負責有關證照的申辦、變更、年檢、延期等工作。

　　4.嚴格按照公司的有關制度辦理有關借閱、借用、復印等工作。

　　5.嚴格交接轉移手續。

　　四、證照資料的借閱、借用、復印管理辦法

　　1.公司員工因工作需要必須借閱、借用、復印證照資料時，應先出具書面申請，寫明事由及擬用證照資料名稱、件數、歸還期限等，經主管副總經理同意并簽字確認后，可到機要員處辦理相應手續，該主管副總經理如不在海口，可由其授權的其它負責人辦理審批業務，但辦理時，必須電話請示其同意。

　　2.機要員僅憑主管領導簽批的申請書辦理借用、借閱、復印等業務，其它任何人員提出的任何要求，均不予受理。

　　3.凡借閱、借用證照資料，必須在申請日期內歸還，不能按時歸還的應申請延期，手續與上述1款相同，但最長不得超過________個月。

　　五、違規責任

　　1.凡因保管不善或借用、借閱手續不齊，導致證照及重要文件資料遺失的，由機要員承擔補辦費用及相關 責任。

　　2.凡因借用、借閱人過失而造成的證照資料滅失，由借用、借閱人承擔補辦費用及相關責任。

　　3.如因機要員主觀原因造成的證照逾期年檢等行政罰款均由機要員自行承擔。

　　六、證照復印程序

　　借用人申請→部門負責人復核→主管副總經理核準→辦理借用手續→歸還(如證照復印

　　件未使用，應立即退還證照保管人)。

　　七、如需使用原件，則須總經理核準。

　　八、證照復印件必須加蓋"再復印無效章"。

　　證照保管人必須做出登記，認真填寫《證照使用登記表》



 

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