合同是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動取得經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和紐帶，同時也是產(chǎn)生糾紛的根源。合同管理是企業(yè)依法進(jìn)行合同簽署、履行、變更、歸檔、統(tǒng)計(jì)的全過程管理。企業(yè)加強(qiáng)合同管理，對企業(yè)的經(jīng)營成敗有著密切關(guān)系。因而，合同管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，搞好合同管理，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的最基本要求。但在當(dāng)前企業(yè)的合同管理過程中，仍存在以下問題：
1、合同資料混亂，過于分散，匯總困難在很多企業(yè)當(dāng)中，合同資料沒有得到足夠的重視。缺乏專人管理，導(dǎo)致合同資料分散，難以匯總，長期以往，企業(yè)的合同資料往往混亂不堪。
2、合同保存不當(dāng)，易遺失，且查找不便大多數(shù)企業(yè)仍在使用紙質(zhì)合同存檔，存儲不僅需要更多空間，同時，文件容易受外界環(huán)境的破壞，如發(fā)霉發(fā)黃、受潮受損，蚊蟲叮咬等。傳閱起來容易遺失，無法追蹤，尤其是數(shù)量多的情況下，紙質(zhì)文檔查找相當(dāng)費(fèi)時，嚴(yán)重影響辦事效率。
雖然有些企業(yè)喜歡用Word文檔將合同這類重要信息存儲在個人電腦端。但電腦容易發(fā)生故障，合同信息容易丟失，且很難找回。更嚴(yán)重的是，電腦缺乏安全保護(hù)機(jī)制，無法有效規(guī)避他人偷竊合同數(shù)據(jù)、仿冒篡改合同，易造成企業(yè)巨大經(jīng)濟(jì)損失。
3、合同審批流程復(fù)雜，效率低下
企業(yè)為了防止合同內(nèi)容出錯，會在合同審核方面增加繁瑣的審批流程，導(dǎo)致合同批復(fù)效率低下，流轉(zhuǎn)速度慢。審批人外出時，合同審批將因此而停滯，導(dǎo)致員工工作無法順利開展。
4、合同進(jìn)度難以監(jiān)督把控對于企業(yè)管理者，想要了解合同進(jìn)度，只能一次次向員工詢問情況，相當(dāng)被動。而員工卻不一定能體諒你的用心，反而覺得你監(jiān)督太多。兩不討好。
5、缺乏合同提醒機(jī)制 企業(yè)的合同即將到期或者過期了，經(jīng)常難以被察覺，合同不能及時續(xù)約，或及時終止服務(wù)提供。易造成公司資源浪費(fèi)，嚴(yán)重者或引起重大經(jīng)濟(jì)損失，企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險高。
6、合同安全性無保障合同屬于企業(yè)的機(jī)密性文件，無論是紙質(zhì)合同還是電子合同，傳閱過程中無法進(jìn)行有效監(jiān)管，合同文件的安全性毫無保障。
Teamface如何解決合同管理難題？ 一站式合同管理，更加便捷：Teamface合同管理支持自動歸檔，一站式匯總，合同在線編輯、更新、審批、簽署、履行、到期等所有數(shù)據(jù)實(shí)時自動保存在云端。合同簽署時間，經(jīng)辦人、授權(quán)人、審核人以及合同金額等信息一目了然，企業(yè)管理者可隨時隨地在線查閱、上傳/下載，省去了傳統(tǒng)管理方式中需要手動分類、歸檔等繁瑣操作，提高了合同管理的便攜性。
合同審批更高效：Teamface合同審核不受時間、地域限制，通過電腦、手機(jī)等設(shè)備，可隨時隨地進(jìn)行電子審批，實(shí)現(xiàn)合同的高效快速流轉(zhuǎn)，提高合同簽署效率，幫助企業(yè)大量節(jié)省時間及人力成本。而且，針對不同的合同金額，Teamface系統(tǒng)可設(shè)置不同的審批流程。這種審批分流方式將大大提供企業(yè)的審批效率。
電子簽名更安全：Teamface合同管理支持在線手寫簽名，同時，Teamface可根據(jù)合同的狀態(tài)進(jìn)行相關(guān)權(quán)限設(shè)置，確保電子合同在存儲過程中不被篡改。由于Teamface系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲在云端，企業(yè)無需擔(dān)心合同被毀、被竊、損壞、發(fā)霉等意外狀況發(fā)生。電子合同可徹底避免合同被篡改、冒簽、丟失等引發(fā)的合同糾紛隱患，企業(yè)更有保障。
系統(tǒng)自動提醒，合同進(jìn)度全程可視化：當(dāng)合同即將到期時，Teamface系統(tǒng)將自動推送消息提醒，及時跟進(jìn)合同續(xù)約，合法保障企業(yè)權(quán)益。管理者通過Teamface合同管理可查看所有合同當(dāng)前的狀態(tài)、進(jìn)度及簽署過程，授權(quán)人等信息，出現(xiàn)問題直接責(zé)任到人，管理無死角。
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